受书写载体、征税成本等方面的影响，如何向纳税人下达纳税通知，也是中国古代税务文书完善化的一项主要内容。从先秦到东晋，官私文书的书写载体主要是竹简和木牍。从东晋到唐朝，官方文书逐渐以纸为主要书写载体。因此，官方税务文书都要靠人工书写，税务文书人工成本投入巨大。例如，唐朝开元年间，中央财政部门下达给各部门和各地的年度财政收支预算计划文书，用纸五十多万张，分派给中央各部门负责。当时长安是官吏和文人密集之地，中央各部门可以到市场上雇庸一部分书手，却仍然感到“事甚劳烦”。如果要向每个课户单独发放一份征收租庸调的纳税通知书，以天宝十四载（公元755年）为例，当年课户是5,349,280户，就得书写约540万张的纳税通知书。不难想像，这是官府难于胜任的书写事务。

单单就税务技术而言，在宋朝之前，官方一直缺乏向每个纳税人或纳税户发放独立的纳税通知书的条件。所以，如前所述，经官方认定，由纳税人持有的户籍、地籍就兼有纳税通知的功能，如西魏刘文成户籍。同时，地方政府也会根据上级下达的税收指标，采取书写公告的形式向纳税人通告纳税事宜，再由基层的胥吏、乡官口头通知到每个纳税人。

史籍记载，唐朝文宗大和年间（公元827-835年），剑南西川（今属四川省）官府有向两税户发放作为独立的纳税通知书的“户帖”。不过，在其他地方未见推行。到了宋朝，随着发达的制纸业，特别是发明活字印刷术，官方开始制作并预先发给由纳税人持有的纳税通知书。宋神宗时，王安石变法推行“方田均税法”时，就发放了“户给之帖”，记录该户应交纳两税谷帛的数量，“升合尺寸无所遗”，显然是纳税通知书。南宋时，“在法，输纳税赋，官司必给税由。”可见发放纳税通知书已经法制化了。税由也称为“单子”、“由子”、“凭由”等，上面记录是应税“色额”，就是该户应纳税物的品种和数量。

在1983至1984年间黑水城出土的元代文书中，也有纳税通知文书。文书先写：“今将本户税粮开列于后。初限十月，终末限十二月终。” 再写纳税人姓名，应纳税额，最后是年月日，经办官员名字，盖有押印。纳税通知单在明朝进一步完善，有“由帖”、“由单”、“由票”、“门由”、“易知由单”等多种名称。根据梁方仲先生的介绍，一条鞭法之前的“均平由帖”，前半部分的内容，先说明发放的用意在于让百姓依法纳税，让胥吏守法征税。接着写明“年份”和“应征应派银数”，交给纳税人收存，要他们遵照“正数办完，送县交纳，当堂投柜”的纳税程序。由帖后半部的内容是说明全县一丁平均摊银多少的由来，以及该户应纳多少银两，也就是“正数”。可见对于纳税人来说，“均平由帖”就是一份纳税通知书。推行一条鞭法之后，会稽县官府统一印制的“会稽县每户钱粮由帖”，首先说明刻印由帖是为了作为纳税通知书，称：“今将每户粮差数目，另造由帖，家喻户晓，使人一览即知自己钱粮若干。”上面设置有统计各户应税数量的栏目，包括户主姓名，属于哪个里甲，家中有多少人丁，田地的种类（如山田、山地、水地、池塘、荡等）以及相应的赋粮和应该摊派的代役银数额。最后合计：“以上人田地山荡共折正丁若干，除免办丁若干，均平均差白榜银共若干。通共各折银若干，共米若干。” 帖末为：“某年月日给。总书某人，书算某，对同吏某。”并注明：“诸亩如无者，则下注‘无’字。无免丁者亦然。”比起“均平由帖”兼有完税凭证的功能，“每户钱粮由帖”属於单纯的纳税通知书。

清代顺治、康熙之际盛行的纳税通知单，是朝廷统一颁定格式的“便民易知由单”。这种由单一般每张有二三尺宽、一二尺长。每份由单的下方是里甲某一“花户”（纳税户）的地亩、人丁按税率应征的银额、优免数量、实征银数等栏目，接下来分填输纳的三个期限，再来是年月日栏，上盖红色的汉、满文县印，最后为县押，由县官签名花押为记号。由于每份由单的上面详细刻印全县应征的钱粮项目和数量，款项繁杂，头绪纷纭，让人看得头昏脑胀，与“易知”之称实在名不副实，而且刻印的工本耗费很大。所以，康熙二十六年（1687年），清廷下令停造刊送。不过，实际上，易知由单制度一直到清朝末年仍然存在，只是内容逐渐趋于简化。现存的太平天国的“便民由单”，上面只写有该税户的田、地、荡的面积及应纳漕米的总数，确实简明易知。