受書寫載體、徵稅成本等方面的影響，如何向納稅人下達納稅通知，也是中國古代稅務文書完善化的一項主要內容。從先秦到東晉，官私文書的書寫載體主要是竹簡和木牘。從東晉到唐朝，官方文書逐漸以紙為主要書寫載體。因此，官方稅務文書都要靠人工書寫，稅務文書人工成本投入巨大。例如，唐朝開元年間，中央財政部門下達給各部門和各地的年度財政收支預算計劃文書，用紙五十多萬張，分派給中央各部門負責。當時長安是官吏和文人密集之地，中央各部門可以到市場上僱傭一部分書手，卻仍然感到「事甚勞煩」。如果要向每個課戶單獨發放一份徵收租庸調的納稅通知書，以天寶十四載（公元755年）為例，當年課戶是5,349,280戶，就得書寫約540萬張的納稅通知書。不難想像，這是官府難於勝任的書寫事務。

單單就稅務技術而言，在宋朝之前，官方一直缺乏向每個納稅人或納稅戶發放獨立的納稅通知書的條件。所以，如前所述，經官方認定，由納稅人持有的戶籍、地籍就兼有納稅通知的功能，如西魏劉文成戶籍。同時，地方政府也會根據上級下達的稅收指標，採取書寫公告的形式向納稅人通告納稅事宜，再由基層的胥吏、鄉官口頭通知到每個納稅人。

史籍記載，唐朝文宗大和年間（公元827-835年），劍南西川（今屬四川省）官府有向兩稅戶發放作為獨立的納稅通知書的「戶帖」。不過，在其他地方未見推行。到了宋朝，隨着發達的製紙業，特別是發明活字印刷術，官方開始製作並預先發給由納稅人持有的納稅通知書。宋神宗時，王安石變法推行「方田均稅法」時，就發放了「戶給之帖」，記錄該戶應交納兩稅穀帛的數量，「升合尺寸無所遺」，顯然是納稅通知書。南宋時，「在法，輸納稅賦，官司必給稅由。」可見發放納稅通知書已經法制化了。稅由也稱為「單子」、「由子」、「憑由」等，上面記錄是應稅「色額」，就是該戶應納稅物的品種和數量。

在1983至1984年間黑水城出土的元代文書中，也有納稅通知文書。文書先寫：「今將本戶稅糧開列於後。初限十月，終末限十二月終。」 再寫納稅人姓名，應納稅額，最後是年月日，經辦官員名字，蓋有押印。納稅通知單在明朝進一步完善，有「由帖」、「由單」、「由票」、「門由」、「易知由單」等多種名稱。根據梁方仲先生的介紹，一條鞭法之前的「均平由帖」，前半部分的內容，先說明發放的用意在於讓百姓依法納稅，讓胥吏守法徵稅。接着寫明「年份」和「應徵應派銀數」，交給納稅人收存，要他們遵照「正數辦完，送縣交納，當堂投櫃」的納稅程序。由帖後半部的內容是說明全縣一丁平均攤銀多少的由來，以及該戶應納多少銀兩，也就是「正數」。可見對於納稅人來說，「均平由帖」就是一份納稅通知書。推行一條鞭法之後，會稽縣官府統一印製的「會稽縣每戶錢糧由帖」，首先說明刻印由帖是為了作為納稅通知書，稱：「今將每戶糧差數目，另造由帖，家喻戶曉，使人一覽即知自己錢糧若干。」上面設置有統計各戶應稅數量的欄目，包括戶主姓名，屬於哪個里甲，家中有多少人丁，田地的種類（如山田、山地、水地、池塘、蕩等）以及相應的賦糧和應該攤派的代役銀數額。最後合計：「以上人田地山蕩共折正丁若干，除免辦丁若干，均平均差白榜銀共若干。通共各折銀若干，共米若干。」 帖末為：「某年月日給。總書某人，書算某，對同吏某。」並註明：「諸畝如無者，則下註『無』字。無免丁者亦然。」比起「均平由帖」兼有完稅憑證的功能，「每戶錢糧由帖」屬於單純的納稅通知書。

清代順治、康熙之際盛行的納稅通知單，是朝廷統一頒定格式的「便民易知由單」。這種由單一般每張有二三尺寬、一二尺長。每份由單的下方是里甲某一「花戶」（納稅戶）的地畝、人丁按稅率應徵的銀額、優免數量、實徵銀數等欄目，接下來分填輸納的三個期限，再來是年月日欄，上蓋紅色的漢、滿文縣印，最後為縣押，由縣官簽名花押為記號。由於每份由單的上面詳細刻印全縣應徵的錢糧項目和數量，款項繁雜，頭緒紛紜，讓人看得頭昏腦脹，與「易知」之稱實在名不副實，而且刻印的工本耗費很大。所以，康熙二十六年（1687年），清廷下令停造刊送。不過，實際上，易知由單制度一直到清朝末年仍然存在，只是內容逐漸趨於簡化。現存的太平天國的「便民由單」，上面只寫有該稅戶的田、地、蕩的面積及應納漕米的總數，確實簡明易知。