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一部《大英百科全書》,它的辭條是用英文26個字母的順序來編排的,那麼在中國古代,如何把規模宏大的《永樂大典》組織成一個整體,讓人很快能檢索到要找的內容呢?《永樂大典》的編纂者們採用「用韻以統字,用字以繫事」的方法,解決了編纂的問題。「用韻以統字」,就是採用當時《洪武正韻》的韻目和韻字的順序來編排各個條目。
明太祖朱元璋統一中國後,認為過去的舊韻起於江左,多失正音,就命翰林侍講學士樂韶鳳與諸廷臣用中原雅音來校正,編製了韻書《洪武正韻》,並刊行全國。《洪武正韻》採用「分韻歸字」的方法,把過去的106韻合併成76韻,其中平、上、去聲各22韻,入聲10韻。掌握《洪武正韻》,便能把握《永樂大典》檢索的「大綱」。「用字以繫事」,就是用韻字來歸並辭條。凡辭條中有這個韻字,無論天文、地理、人事、名物以及詩文、詞曲等各項記載,都歸並到這個韻字下面來。譬如,「君子齋」這個辭條就被歸並到韻字「齋」下面。要查「君子齋」,只要按照《洪武正韻》找到皆韻的齋字,就很容易查到了。
韻書
韻書指將同韻的文字分類編輯的字書,目的在檢查字的音韻。如古代的《廣韻》、現代的《中華新韻》等。
辭條
詞典編輯所收集的辭目,稱作「辭條」。此外,辭條亦可以用來形容辭藻有條理。如《世說新語》中有云:「既有佳致,兼辭條豐蔚,甚足以動心駭聽。」
《永樂大典》條目的編排也非常講究,因為一個漢字的讀音,一般都是聲部在前,韻部在後。《永樂大典》又是用韻來編排,所以條目一般都採用齊尾編排的方法,例如《永樂大典》在「門」字下面,就把各種「門」都彙集在這裏,還附有各種各樣的插圖,以方便檢索。但這書中也有齊頭或任意編排的方式,比如「慕」字因為用於姓氏,就採用齊頭的方式;而「冀」字用於地名,是很多典故中的關鍵字,就採用任意編排的方式。這種靈活性,充分考慮到人類思維的特點,找出辭目關鍵所在,是現代圖書館標引工作的先驅。
《永樂大典》的編纂者要根據文獻中的語詞來確定條目,不過他們並不撰寫甚麼文字,而是把各種典籍中凡出現過這個條目的一段記載,甚至整部書籍全都抄錄下來,還要點明採自甚麼文章、書籍,是何人撰寫等,讓人明晰出處,可以查考。這種做法,有點類似孔子所說的「述而不作」。《永樂大典》記載內容通行的規則是用一行大字墨書辭目,用雙行小字硃筆記載作者和書名,墨筆記載書中的篇名和內容。
《永樂大典》的三億七千萬字,都是書手們用明代官用的楷書——館閣體一筆一畫抄寫出來,每一頁朱色的邊欄界行也是用手繪製,而不是印刷出來。這三億多字在編纂時應該至少抄過一遍,兩千多人連編帶抄用了5年時間,定稿後清抄,用了不到兩年時間完成,平均每天要抄50萬字之多。清抄的書手中有許多是各地有名的書法家。由於現存的《永樂大典》是嘉靖年間重錄的,永樂年間原本的書法不得而知。嘉靖年間負責重錄工作的徐階曾讚嘆說:「舊本繕寫得太好了,現在很難再找到這樣的書手了。」從嘉靖重錄本看,《永樂大典》的書法較為瘦長,類似歐陽詢的書體,看起來流暢挺撥。
館閣體
舊時翰林應詔撰寫文章,講究堂皇典重,稱為「館閣體」。館閣體亦指一種書體。由於館閣書寫文字要求端楷方正,故此後來稱這種字體為「館閣體」。明、清時代,士子應試時皆要求以此種字體書寫。
現在從《永樂大典》的殘本上,可以看到其中的插圖全部採用白描手法,描繪山川、名物、人物、城郭等形態逼真,十分精緻,是古代書籍插圖中的精品。翻到《永樂大典》的最後一頁,能夠看到空白頁上的幾行細密小字,這是歷代官書中普遍採用的一種格式,記載抄寫者、圈點者和校驗者的職名,總校官、分校官、繕寫者和圈點者的姓名及職責非常明確。這種做法,早在唐人寫經上也能見到。永樂年間清抄《永樂大典》時有嚴格的責任制度,早進晚出,不允許僱人代寫。傳到今天的《永樂大典》,一點塗改、挖補、添加的痕跡都沒有,說明當時責任制度的嚴格。
白描
「白描」指一種畫法。僅用線條勾描物象,而不着以顏色,多用於人物和花卉的繪畫上。「白描」亦指一種文學創作的表現手法。不加雕飾,不用典故,使用簡練的筆墨描述。